Preguntas frecuentes de auditoría

Política del sistema UT UT 129, Actividades de Auditoría Interna, aclara los roles de Cumplimiento Institucional y Auditoría Interna en la gestión de riesgos institucionales.

Relación de la auditoría interna con la función de cumplimiento institucional

La Auditoría Interna es una función independiente del proceso de gobierno del Sistema de la Universidad de Texas. Proporciona garantías periódicas a la Junta de Regentes y a la dirección ejecutiva sobre la capacidad de la institución para lograr sus objetivos.

El cumplimiento es una función de la administración y es parte de la estructura de control de la organización, mientras que la auditoría interna es una función independiente de la administración y evalúa la estructura de control, una diferencia clave entre las dos funciones.

Auditoría Interna puede proporcionar servicios de consultoría y aseguramiento a la función de Cumplimiento. Los servicios de consultoría pueden incluir: proporcionar información y mejores prácticas en el diseño de la función de Cumplimiento; prestación de asesoramiento e información en el diseño de planes de seguimiento; prestación de servicios de formación y educación; y la prestación de servicios de facilitación para las autoevaluaciones de la función de Cumplimiento. Los servicios de garantía pueden incluir: auditorías del diseño del programa de cumplimiento; auditorías de los planes de seguimiento del cumplimiento; auditorías de cuestiones de cumplimiento; e inspecciones de los planes de seguimiento.

Para obtener información adicional sobre el Programa de Cumplimiento Institucional de UT Permian Basin, visite su sitio web.

Hay varias formas de informar sobre actividades sospechosas de fraude:

• Notifique a su supervisor o jefe de departamento.
• Llame a la Policía de la Universidad (432) 552-2786 si es testigo o tiene conocimiento de un robo.
• Notifique a la Oficina de Auditoría Interna al (432) 552-2698
• Llame a la línea directa de la UTPB 1-833-429-0006
• Llame a la línea directa de la Oficina del Auditor del Estado al 1-800-TX-AUDIT (1-800-892-8348) o envíeles un informe en línea en https://sao.fraud.texas.gov/ReportFraud/. Las denuncias podrán realizarse de forma anónima.

La Oficina de Auditoría Interna investiga acusaciones de sospecha de fraude, que pueden incluir robo de fondos o equipos, malversación o uso indebido de activos (incluido el tiempo de los empleados), errores intencionales en los informes financieros y otras irregularidades fiscales.

• Memo de compromiso- Con pocas excepciones, los clientes de auditoría son notificados por escrito cuando se selecciona su área para revisión. Estas cartas se envían al vicepresidente del área auditada, así como al decano, presidente o director correspondiente. El memorando de compromiso establece la fecha, la hora y el lugar de la conferencia de ingreso y los objetivos que se deben lograr en la auditoría. Debido a la naturaleza de algunos trabajos de auditoría, podemos dar poca o ninguna notificación previa.
• Reunión de lanzamiento- Se programa una conferencia de ingreso con el jefe del departamento para discutir el propósito y el alcance de la auditoría. Alentamos a los clientes de auditoría a discutir cualquier inquietud o pregunta que puedan tener sobre la auditoría. Los clientes de auditoría también pueden solicitar que se incluya una revisión de las áreas que más les preocupan como parte de la actividad de auditoría.
• Trabajo de campo de auditoría- Se pueden solicitar políticas y procedimientos escritos para ayudar al auditor a comprender las operaciones departamentales; sin embargo, a menudo es necesario que los auditores residan en las oficinas del departamento para realizar entrevistas y revisar los registros departamentales. Para minimizar la interrupción de las operaciones diarias, tratamos de programar reuniones por adelantado para evitar posibles conflictos de programación.
• Duración de las auditorías.- Estos varían según el alcance. Por lo tanto, las auditorías de alcance limitado requieren menos tiempo que las auditorías con alcances más amplios, lo que podría alargar el período de tiempo de auditoría. Además, el nivel de cooperación de los auditados y el acceso al personal y los registros tiene una relación directa con la duración de las auditorías.
• Comunicar resultados- Los resultados de la auditoría se presentan a los clientes de la auditoría mediante comunicación verbal o escrita y generalmente incluyen observaciones destinadas a beneficiar el área bajo revisión y la Universidad. Los clientes de auditoría tienen la oportunidad de discutir las inquietudes identificadas durante la auditoría y estar de acuerdo o en desacuerdo con las conclusiones y observaciones. En cualquier caso, los clientes de auditoría deben proporcionar, por escrito, planes de acción propuestos que incluyan fechas de implementación razonablemente esperadas.
• Reunión de cierre- Se lleva a cabo una reunión de clausura para discutir los hallazgos de la auditoría. Los asistentes incluyen a los auditores, miembros de la gerencia responsables de la supervisión y operación del área bajo revisión, así como aquellas personas que tendrán una participación directa o indirecta en la resolución de las inquietudes de auditoría identificadas. La reunión de cierre brinda la oportunidad de aclarar y resolver preguntas o inquietudes relacionadas con los hallazgos u otras cuestiones, antes de que se publique el informe final de auditoría.
• Informe final de auditoría- El informe final de auditoría incluye observaciones junto con los planes de acción de la dirección. Se distribuyen copias del informe al presidente, a los vicepresidentes correspondientes, al gerente de la unidad auditada y a la Oficina de Auditoría del Sistema. Los resultados de la auditoría también se incluyen en un resumen de todos los informes de las instituciones de UT proporcionados al rector y al Comité de Auditoría de la Junta de Regentes.
• Revisiones de seguimiento- Nuestros estándares profesionales requieren que hagamos un seguimiento e informemos sobre las observaciones reportadas previamente para determinar si se tomaron medidas correctivas y se resolvieron las inquietudes de auditoría.

Además, en la mayoría de los casos, los clientes de auditoría tienen la oportunidad de evaluar la calidad del servicio prestado por nuestro departamento completando un formulario de evaluación que utilizamos para identificar formas de mejorar nuestros servicios.