Acta del Comité de Auditoría.
Autoridad
La Política del sistema UTS129 de la Universidad de Texas (UT), Actividades de auditoria interna autoriza el establecimiento de un Comité de Auditoría Institucional (Comité). El Anexo A de la Política 129 de UTS señala: "Cada institución organizará y mantendrá un comité de auditoría institucional".
Propósito
El Comité de Auditoría de la Cuenca Pérmica de la Universidad de Texas (UTPB) es una parte esencial de la infraestructura de gestión de riesgos y control interno de UTPB y el Sistema de la Universidad de Texas. Sus principales responsabilidades son ayudar y asesorar al Comité de Auditoría, Cumplimiento y Revisión de Gestión del Sistema de UT (ACMRC) y al Presidente de UTPB en los siguientes asuntos:
- Supervisión de las actividades y procesos de gestión establecidos para gestionar el riesgo comercial y financiero de la (s) misión (s) y objetivos de la institución.
- Supervisión y dirección de la función de auditoría interna para garantizar la alineación de las actividades con áreas de alto riesgo y / o alto potencial para agregar valor organizacional.
- Supervisión de cualquier firma de contadores públicos externos y revisión de sus resultados.
- Evaluación de riesgos identificados por la gerencia o mediante auditoría, asesorando a la gerencia y elevando la presentación de informes de gestión de riesgos y actividades de auditoría al Sistema UT (a través de auditoría interna o procesos directos), incluido el ACMRC.
Roles
La membresía en el Comité de Auditoría está compuesta por miembros externos a UTPB, además de miembros clave del equipo de gestión de UTPB.
El Presidente del Comité será nominado por el Presidente y aprobado por el Presidente del ACMRC. El Comité es funcionalmente responsable ante el ACMRC y asiste al ACMRC en el desempeño de sus funciones de supervisión para el Sistema UT. Esto se logra a medida que el Comité lleva a cabo sus responsabilidades, como se define en este estatuto. El Presidente del Comité tiene acceso directo al Presidente del ACMRC; sin embargo, la mayoría de los informes y la coordinación de la información se facilitan administrativamente a través del Director Ejecutivo de Auditoría del Sistema UT.
Al menos tres miembros del Comité de Auditoría deben ser externos a UTPB y el Presidente debe ser uno de los miembros externos. Los miembros externos servirán términos de tres años con la elegibilidad para ser nombrados por un período adicional de tres años. Los miembros de la gerencia pueden ser miembros del Comité de Auditoría o invitados y deben incluir al Presidente.
En general, los miembros del Comité de Auditoría externo deben ser independientes y objetivos, tener experiencia en liderazgo de gestión o gobierno y poseer habilidades que complementen el perfil de habilidades que tendrá un Comité de Auditoría. Dichas habilidades incluyen, entre otras, la perspicacia financiera y tecnológica, la conciencia académica y de la industria de la salud y la comprensión básica de los riesgos y el control. La Auditoría Interna y la Administración pueden ayudar a los miembros a buscar material y educación para mantener las habilidades actuales y adecuadas de los miembros. Los miembros del Comité de Auditoría deben recibir la orientación proporcionada por la Auditoría Interna de UTPB.
Reuniones
El Comité de Auditoría se reúne trimestralmente, con la autoridad para convocar reuniones adicionales según sea necesario. Las reuniones deben proporcionar una comunicación directa entre el Director Ejecutivo de Auditoría, los miembros del Comité y el Presidente. La evidencia de las acciones tomadas por el Comité de Auditoría debe reflejarse en las actas registradas. La mayoría de los miembros constituye un quórum y la asistencia debe registrarse en el acta.
Responsabilidades
Las responsabilidades específicas del Comité de Auditoría en el desempeño de sus funciones de supervisión y presentación de informes se detallan a continuación.
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Trimestre vencido |
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GENERAL |
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Reunirse al menos cuatro veces al año (con mayor frecuencia según lo requieran las circunstancias o a solicitud del presidente o presidente del comité de auditoría) |
1,2,3,4 |
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Tener la agenda de la reunión preparada por el Director Ejecutivo de Auditoría en consulta con el Presidente del Comité de Auditoría |
1,2,3,4 |
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Tener actas aprobadas de reuniones mantenidas por el Director Ejecutivo de Auditoría |
1,2,3,4 |
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Revisar periódicamente el Estatuto del Comité de Auditoría y evaluar el desempeño de las responsabilidades delineadas en dicho estatuto. |
2 |
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Realizar otras funciones que le asigne el Comité de Auditoría, Cumplimiento y Revisión de Gestión de la Junta de Regentes del Sistema UT |
Según sea necesario |
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El Comité se reunirá en sesión ejecutiva privada según sea necesario para evaluar el desempeño de la función de auditoría interna |
Según sea necesario |
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SUPERVISIÓN DE NEGOCIOS, TECNOLOGÍA Y GESTIÓN DE RIESGOS FINANCIEROS |
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Determinar que la administración de UTPB demuestra la responsabilidad de identificar y administrar los riesgos comerciales; evidenciado por una clara comprensión de esos riesgos y una respuesta eficaz. Las respuestas a los riesgos comerciales incluyen, entre otras, objetivos formales, mecanismos de supervisión (métricas, informes, políticas y procedimientos) y funciones comerciales establecidas con personas capaces, procesos adecuados y tecnología suficiente. |
Pasando Ahora |
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Revise los informes clave que demuestren la integridad de los estados financieros de UTPB, tales como: • Certificaciones del presidente y del director de informes financieros • Auditorías internas de información financiera y controles internos • Resultados de la auditoría financiera externa • Informe de procesos de gestión y herramientas para la evaluación y gestión del fraude |
En marcha |
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SUPERVISIÓN DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA |
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Aprobar una Carta de Actividades de Auditoría Interna que sea consistente con la Ley de Auditoría Interna de Texas y los Estándares de la Práctica Profesional de Auditoría Interna |
1 |
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Revise la Carta de Actividades de Auditoría Interna para asegurarse de que incluye periódicamente las revisiones requeridas |
Periódicamente |
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Revisar la metodología de evaluación de riesgos para capturar los riesgos empresariales y financieros aplicables para el desarrollo del Plan de Auditoría Anual de Auditoría Interna |
4 |
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Revise el Plan de auditoría anual para garantizar la cobertura adecuada de los riesgos identificados en la evaluación de riesgos, incluida la cobertura de los sistemas financieros y de información importantes. |
4 |
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Aprobar el Plan Anual de Auditoría y todos sus cambios. |
4 |
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Revisar trimestralmente el estado de finalización del Plan Anual de Auditoría |
1,2,3,4 |
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Reciba los resultados de todos los trabajos de auditoría interna completados |
1,2,3,4 |
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Recibir informes de informes internos confidenciales (actividad de línea directa) relacionados con controles internos, gestión financiera, auditoría interna o auditoría externa. |
Según sea necesario |
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Revise todos los hallazgos prioritarios y los planes de acción de gestión para abordar las recomendaciones relacionadas hechas |
1,2,3,4 |
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Monitorear el estado de los planes de acción de gestión para recomendaciones a hallazgos prioritarios |
1,2,3,4 |
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Aprobar la utilización de recursos de auditoría interna fuera del Plan Anual de Auditoría |
Según sea necesario |
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Revisar el personal y la organización de la actividad de auditoría interna para determinar si es adecuada en relación con UTPB y sus riesgos identificados y, si es necesario, hacer recomendaciones al Presidente |
4 |
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Solicite una autoevaluación anual por parte de la función de auditoría interna y revise los resultados. |
1 |
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Asegúrese de realizar una evaluación de calidad externa al menos una vez cada tres años y revise los resultados. |
Trienal |
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Proporcionar aportes al Presidente y / o al Director Ejecutivo de Auditoría del Sistema UT, según corresponda, para la evaluación anual del Director Ejecutivo de Auditoría |
Según sea necesario |
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Proporcionar información al presidente y al jefe ejecutivo de auditoría del sistema UT sobre la contratación y el despido del director ejecutivo de auditoría |
Según sea necesario |
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SUPERVISIÓN DE EMPRESAS EXTERNAS |
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Revise los acuerdos contractuales de la firma de auditoría externa con UTPB para confirmar el cumplimiento de la administración con los requisitos de la Regla 20402 de Regentes sobre la prestación de servicios de auditoría y no de auditoría por parte de firmas externas y las reglas operativas del Comité ACMR de la Junta de Regentes del Sistema UT |
Según sea necesario |
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Revise los informes de cualquier firma de auditoría externa contratada por UTPB para realizar auditorías, revisiones u otro trabajo. |
Según sea necesario |
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Recibir informes de Auditoría Interna y Administración sobre las actividades de auditoría de la Oficina del Auditor Estatal con respecto a UTPB, así como cualquier actividad de auditoría por parte de todas las demás organizaciones externas. |
Según sea necesario |
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COORDINACIÓN DEL SISTEMA UT |
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Desarrollar una comunicación abierta entre el Presidente del Comité de Auditoría de UTPB, la Oficina de Auditoría del Sistema UT y el Comité ACMR para crear un enfoque de colaboración para la gestión de riesgos comerciales y financieros para el Sistema UT en su conjunto |
En marcha |
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El Presidente del Comité de Auditoría de UTPB asiste a orientación / reuniones según lo solicitado por los miembros del Comité de ACMR |
Según sea necesario |
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Revise los informes que proporcionan lo siguiente a la Oficina de Auditoría del Sistema para su uso por el Comité ACMR en el desempeño de sus funciones de supervisión para el Sistema UT: • Plan de auditoría anual y cambios al mismo • Estado del plan de auditoría anual y compromisos completados • Informe de actividad interna divulgada confidencialmente (línea directa) relacionada con controles internos, gestión financiera, auditoría interna o auditoría externa • Recomendaciones prioritarias • Estado de las recomendaciones prioritarias • Contratos con firmas de contadores públicos externos para actividades relacionadas con las finanzas • Otros asuntos solicitados por el Comité del CCIM |
En marcha |
El Comité de Auditoría actualizará periódicamente las responsabilidades descritas anteriormente para reflejar los cambios en la orientación del sistema UT, los requisitos reglamentarios, la orientación autorizada o las mejores prácticas en la gestión de riesgos comerciales, tecnológicos y financieros.