Política y procedimientos de desarrollo de colecciones
1. Asignaciones de fondos
Cada año, el Director de la Biblioteca utiliza la cantidad de fondos disponibles a través del presupuesto anual asignado a la Biblioteca para determinar la asignación para la compra de libros para cada departamento. Las asignaciones se determinan para cada departamento. A veces, el presupuesto anual se complementa con fondos del proyecto que se donan a la Biblioteca, como el Fondo LERR.
2. Determinación de la asignación de fondos
El presupuesto de la biblioteca lo establece el Comité de Presupuesto de la Universidad. Luego, la Biblioteca asigna una cantidad calculada de fondos a cada uno de los departamentos de la Universidad para libros con una cantidad también designada como fondos discrecionales del director.
Muchos factores se dirigen a determinar cuántos fondos se asignan a cada departamento.
El veinte (20) por ciento de los fondos de adquisición disponibles se asigna a la Biblioteca para referencia y otros materiales generales y se utiliza para abordar problemas únicos.
El ochenta (80) por ciento de los fondos de adquisición disponibles se asigna en base a los “Puntos de programa” de un departamento como un porcentaje del total de puntos del programa para todos los departamentos:
Puntos de programa para un departamento =
Se asignan 100 puntos por programa de pregrado en el Inventario de programas de la Junta Coordinadora de Educación Superior de Texas (THECB) a cada departamento:
+
Se asignan al departamento 150 puntos por programa de posgrado según se enumeran en el Inventario del Programa THECB
+
Un punto para cada especialidad de pregrado (Freshman, Sophomore, Junior y Senior) en el Informe de responsabilidad de THECB para los programas se asigna al departamento que figura en el Inventario del programa de THECB
+
1.5 puntos por especialización de posgrado (maestría y posgrado) en el Informe de responsabilidad de THECB para los programas asignados al departamento en el Inventario de programas de THECB
+
Pregrado SCH impartido por el departamento / 15
+
Graduate SCH impartido por el departamento / 12
Esta fórmula se ejecutará todos los años, a medida que cambien los factores, para determinar las asignaciones con nuevos presupuestos.
3. Uso de fondos asignados
Los Coordinadores del Área del Programa serán los enlaces de la Biblioteca para cada departamento. Recibirán solicitudes de todos los demás miembros de su departamento y serán responsables de aprobar todas las solicitudes de materiales de ese departamento y enviarlas a la Biblioteca a través del Formulario de solicitud en línea disponible para el profesorado.
Cada tres meses, la Biblioteca enviará un informe al enlace de la Biblioteca de cada departamento detallando cuántos fondos les quedan en lo que se ha asignado a su departamento.
A todos los enlaces de la biblioteca también se les recordará la fecha límite del 15 de abril para enviar solicitudes de materiales para garantizar su consideración y adquisición. El departamento perderá los fondos asignados que no se utilicen después del 15 de abril y los utilizará en otro lugar.
Los bibliotecarios pueden, de vez en cuando, recomendar materiales al profesor del programa académico para su consideración. Si está interesado, la facultad podrá solicitar el material a través del enlace de la Biblioteca del departamento.
4. Selección y pedido de libros
a. Política
Se informa a los docentes académicos sobre los libros que pueden beneficiar a sus departamentos y los medios para solicitarlos, como el Formulario electrónico de solicitud de recursos de la biblioteca UTPB disponible en Office 365 y las tarjetas Choice enviadas a cada departamento una vez al mes.
La discusión sobre qué recursos llevar a la Biblioteca es un esfuerzo conjunto entre el personal de la Biblioteca y la facultad, con la decisión final de las compras que recae en el Director de la Biblioteca.
Los pedidos de libros se realizan a través de sitios web de servicios de pedidos, como Oasis (ProQuest), Alibris y Gobi.
si. Procedimientos
Las solicitudes de libros y recursos se envían a la biblioteca desde la facultad a través del enlace de la biblioteca. Una vez que se han recibido las solicitudes de libros, se revisa el catálogo de la biblioteca para asegurarse de que ninguna de las solicitudes sea duplicación de libros que ya están en el catálogo. El director de la biblioteca toma la decisión final con respecto a las compras que se realizarán.
Los libros comprados se verifican a medida que llegan y se pasan a los Catalogadores de la Biblioteca, que los procesan en consecuencia. Los libros y diarios físicos se colocan en los estantes y los libros electrónicos, los diarios digitales y las bases de datos están correctamente vinculados y disponibles para todos los usuarios.
Una vez que los recursos están en los estantes o están disponibles digitalmente, se envía una notificación al profesorado o al miembro del personal que solicitó los materiales de que los recursos están disponibles. También se presenta una lista de recursos recientemente disponibles a la facultad y al personal en general.
5. Duplicación
A menos que se requiera una demanda suficiente de copias múltiples, la Biblioteca solo compra una sola copia de un libro. Si el libro ya está disponible en formato electrónico, no se compra también en formato impreso.
Si la Biblioteca recibe una donación de un libro que ya tiene, la aceptación del libro queda a discreción del Director de la Biblioteca y debe seguir la Política de Donaciones y Regalos.
6 Deshierbe
a. Política
Al igual que con el pedido de libros nuevos, la limpieza de la colección de la biblioteca se realiza para mejorar la colección de la biblioteca en su conjunto. Se eliminan los libros y otros elementos que ya no son relevantes o necesarios.
Pautas para la eliminación:
- Si el material no es actual ni relevante.
- Si no se ha verificado en los últimos diez años.
- ¿Está dañado el libro? ¿Es rentable intentar repararlo o mejor reemplazarlo?
- ¿Es la única copia dentro de la colección?
- ¿Hay una nueva edición disponible dentro de la colección?
- ¿Es este un recurso disponible en línea?
- ¿Es un clásico? Los clásicos generalmente no son desmalezados.
si. Procedimientos
Se realiza una búsqueda dentro de Alma para encontrar libros que compartan un rasgo específico. Esta lista se imprime y se usa para mirar a través de las pilas y marcar los libros deseados para su eliminación.
Una vez que se considera que es probable que se retire un libro, se informa a la facultad y se les pide que revisen los elementos marcados para ver si hay alguno que prefieran que mantengamos en circulación para beneficio de sus clases / estudiantes. Si quieren que la biblioteca se quede con el libro, entregan la "bandera" dentro del libro a Access Services dentro de diez días, para que el libro específico pueda ser eliminado de la lista de libros para eliminar.
Los libros que han conservado sus banderas y aún no se han desmalezado se retiran de los estantes y se llevan a los Servicios Técnicos. Estos libros se eliminan del Catálogo.
Los servicios técnicos revisan los libros y determinan si es necesario moverlos a los archivos. La lista de libros que se eliminarán y los que se moverán a los Archivos y se sacarán de circulación se presenta al Director de la Biblioteca, quien aprueba o niega la eliminación de los materiales a su discreción.
La lista final de libros que se eliminan se registra en una hoja de cálculo de retiro. El Director de la Biblioteca envía un correo electrónico a otras bibliotecas para verificar si alguno desea los libros que se están eliminando de forma gratuita.
Los libros no reclamados por otras bibliotecas se eliminan marcando las marcas de identificación, arrancando la cubierta frontal si son libros de bolsillo, colocándolos en una bolsa de basura negra y tirándolos al contenedor de basura.
La eliminación de materiales eliminados debe cumplir con la Regla 80201 de Regent. http://www.utsystem.edu/bor/rules
7. Regalos y donaciones
a. Política
El UT Permian acepta obsequios y donaciones con el entendimiento de que cumplen con las pautas de selección, y siempre que no se adjunten restricciones. Nadie más que el Director de la Biblioteca se comprometerá a aceptar regalos.
Las pautas para libros aceptables ofrecidos para donación incluyen:
- Los materiales están en buenas condiciones, sin daños y aún funcionales.
- Los materiales, excepto aquellos con valor histórico, no están desactualizados.
- Los materiales donados tienen una relación con la colección de la Biblioteca y su propósito.
- Los materiales se adhieren a la Política de desarrollo de colecciones.
- La Biblioteca debe tener el derecho de integrar, descartar, vender o intercambiar materiales.
La Biblioteca determina las políticas de clasificación, alojamiento y circulación de todos los artículos de regalo, y el donante no puede imponer restricciones de uso. La Biblioteca se reserva el derecho de eliminar los materiales que no se agreguen a la colección.
La Biblioteca no es responsable de una declaración de valoración monetaria para impuestos u otros fines.
Nadie se comprometerá a aceptar regalos, excepto el Director de la Biblioteca.
si. Procedimientos
El director de la biblioteca recibe y acepta oficialmente regalos para la biblioteca. Él / ella determina si la donación propuesta es aceptable para la Biblioteca y si cumple con las pautas de la política. Cuando el obsequio consiste en dinero, indica específicamente cómo se utilizará.
Los materiales donados se agregan al catálogo de la Biblioteca. Se coloca una placa / calcomanía dentro del libro para marcarlo como una donación y se envía una nota de agradecimiento a la persona / organización que realizó la donación.
Los obsequios se archivan entre otros materiales de la biblioteca. Si los materiales son raros o de archivo, se colocan en Colecciones Especiales o en los Archivos respectivamente.